Как сократить сроки выполнения проектов с дашбордами
Привет! Делюсь материалом от Ярослава Будаева, который отвечает за трансформацию и цифровизацию капитального строительства в СИБУРе. Целая команда в составе расскажет, как система сквозных дашбордов помогла сократить сроки выполнения низкобюджетных инвестпроектов почти в два раза. Черпайте опыт, возможно именно это и нужно для более быстрой реализации именно вам)
В общем, дашборд — это интерактивная панель с важной информацией, сгруппированной на одном экране. Это и показатели скорости и расхода бензина в автомобиле, и отчет продаж в CRM, описание задач сотрудника в программе планирования. В общем довольно необычно-полезная вещь в пользовании современного предпринимателя.
Предыстория
Pачем вообще нам понадобилось сокращать срок выполнения инвестиционный проектов в Компании. Когда мы летом 2020 года изучили процессы I2P (от идеи до проекта) и P2I (от проекта до ввода в эксплуатацию), средний срок выполнения низкобюджетного инвестпроекта составил чуть больше 2 лет и 3 месяцев
Изучив мировой опыт реализации проектов, схожих с нашими, мы поставили перед собой цель — научиться выполнять низкобюджетные инвестиционные проекты за 414 календарных дней.
Да, ровно в два раза быстрее.
Решение
Для этого мы начали внедрять сквозную систему дашбордов в Tableau, которая помогла сделать процессы прозрачными, а информацию для принятия верных управленческих решений — доступной каждому.
Система дашбордов каскадирует управленческую отчетность и позволяет в несколько кликов увидеть полную картину работы с низкобюджетными инвестпроектами в СИБУРе: от план/факта по срокам и длительности, до рейтинга предприятий/ФИО по метрикам эффективности.
Если раньше, чтобы оценить реализацию проектов, информацию собирали вручную, то теперь можно видеть полную картину в онлайн-режиме. В любой момент можно открыть дашборд, увидеть, что есть проблема, и задать конкретные вопросы: почему так происходит и какие меры принимаются.
В системе, например, есть полный обзор задач проекта в привязке к ФИО работников, жизненным циклам и портфельной аналитике с возможностью гибкой настройки. Информация собирается и анализируется по заданным ключевым показателям, которые можно отслеживать как на уровне конкретного сотрудника и проекта, так и на уровне предприятия или всего нашего холдинга.
В итоге инструмент позволяет эффективно управлять портфелем проектов и своевременно прогнозировать изменения сроков их реализации.
Весь каскад дашбордов разделим на несколько уровней.
Первый дашборд — метрики здоровья процесса
Первый в нашем каскаде — сводный монитор эффективности реализации инвестиционных проектов. Здесь собраны ключевые показатели «здоровья» процессов I2P и P2I:
- Длительность этапов (как быстро мы бежим к цели)
- Процент работ, выполненных в целевые сроки (как качественно мы планируем)
- Объемные показатели (количество проектов, CAPEX, эффект на EBITDA)
Эти метрики формируют на дашборде рейтинг предприятий с динамикой за прошедший месяц. Динамика, например, по длительности процесса отражается в виде красных и зелёных треугольников (красный — повышение длительности, зелёный — понижение).
Второй дашборд — состояние проектов в портфеле
Второй в каскаде — статус реализации портфеля проектов. Это пузырьковая диаграмма длительности процессов с учетом влияния на EBITDA. Мы смотрим не только на средние данные по длительности, но и на средневзвешенные с учетом этого влияния.
Чем больше вклад проекта в EBITDA, тем выше баббл проекта и тем значительнее его влияние на результат предприятия при отклонении сроков.
По наведению на баббл доступна информация по ключевым параметрам проекта: предприятию, менеджеру, параметрам экономики, отставанию или ускорению в днях и деньгах, текущему и будущему критического пути, а также динамике плана по неделям.
Визуализация простая и понятная: если большой баббл проекта находится высоко и дрейфует вправо (с красным треугольником в подписи) значит, есть сложности с его реализацией, и это серьезно влияет на финансовые результаты предприятия.
На основании этих данных можно настроить фокус на то, где команде в первую очередь необходимо приложить дополнительные усилия.
На динамику можно повлиять двумя способами. Мы либо меняем темп реализации — улучшаем качество управления проектом и реализуем мероприятия по ускорению, — либо пересматриваем дистанцию: корректируем плановый срок ввода на следующем этапе проекта.
Третий дашборд — качество планирования
Третий тип дашбордов собирает информацию о выполнении работ проектов в плановые сроки. Все они распределяются по трем зонам: зеленая — нет отклонений, желтая — небольшое отклонение, и красная — значительное отклонение от плана.
Чтобы системно управлять качеством планирования, в дополнение к третьему дашборду запустили автоматизированный рейтинг участников проектов. В нем учитывается выполнение работ ключевыми сотрудниками процесса.
Каскад дашбордов существует не сам по себе, он встроен в систему ритуалов на предприятиях. Так обеспечивается его приживаемость и внедрение в операционные практики. В следующей статье мы расскажем, как организовали эти ритуалы, и чего добились с их помощью
📌Поделитесь материалом с друзьями, мы будем очень благодарны!
📌Не забывайте подписываться на БИЗНЕС — ЛЕЙКА и получать уведомления о новых публикациях!
Спасибо за внимание и хорошей прибыли!
