Как не потерять товар на складе, или зачем компания «Титан Сервис» внедрила софт «Клеверенс»
Организации, относящиеся к сегменту HoReCa, нуждаются не только в поставках качественных продуктов питания, но и в стабильно работающем оборудовании. Запчасти и комплектующие к которому в обычном магазине не купишь. Чтобы поставщик мог своевременно обеспечивать своих клиентов всем необходимым, на складе должен быть порядок, кладовщики — не допускать ошибок, а остатки — совпадать с фактическим наличием.
Программное обеспечение «Клеверенс» и терминалы сбора данных, внедрённые на складе компании «Титан Сервис», позволили собственнику автоматизировать складские процессы, оптимизировать работу персонала, организовать комфортный процесс отгрузки по разноплановым расходным ордерам и выстроить чёткую и понятную систему учёта комплектующих и пищевого оборудования для ресторанной «хореки». Реализацией проекта занимались специалисты компании Universal Systems Studio.
Подробное описание
Инвентаризация и выдача товара по списку номенклатуры и бумажным накладным — страшный сон кладовщиков. Особенно, если продукции на складе несколько тысяч. Конечно, люди адаптируются, привыкают работать в таком режиме. Но постоянно находятся в напряжении: ничего не пропустить, всё посчитать, верно отгрузить товар. Однако при таком алгоритме работы человеческий фактор и ошибки — постоянные спутники.
Компания «Титан Сервис» имеет многолетний опыт работы в сфере оптовой и розничной продажи всего необходимого для кухонного и ресторанного бизнеса. Ассортимент склада постоянно пополняется и насчитывает более 20 тысяч единиц товара, как крупногабаритного — тепловое, холодильное, хлебопекарное, барное и другое оборудование, так и запчастей различной направленности. А также осуществляет поставки комплектующих для заводов-изготовителей.
Учёт продукции мы раньше вели в «1С: УТ 11.4» с использованием бумажных носителей. Это затрудняло выдачу, потому что сначала все документы нужно было сформировать в системе учёта, затем распечатать, принести на склад в зону выдачи. Отдать клиенту накладную на отгрузку. И уже только после этого покупатель мог пойти на склад за товаром.
Инвентаризации тоже проводили по сформированному в 1С и распечатанному списку номенклатуры. Каждую позицию сверяли, отмечали количество. При наших объёмах получался очень длительный процесс.
— Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»
Задачи
Доставка предполагает не просто передачу товара из рук в руки покупателю, но является одной из важнейших частей клиентского сервиса. И чем лучше организован этот процесс, тем больше плюсов получит компания: увеличит лояльность клиентов, привлечёт новых, поднимет уровень продаж.
Всю работу кладовщики выполняли через компьютер. Сначала нужно было зайти в 1С, найти конкретный расходный ордер, поменять его статус на «К отгрузке». А после выдачи товара клиенту — на «Отгружено». Довольно часто забывали выполнять эти действия. Соответственно, остатки плясали: в базе числилось, что товар есть в наличии в количестве 300 штук и всё зарезервировано под клиентов, а по факту уже ничего не было на складе. Просто потому, что расходные ордера не закрывали.
Основными задачами, требующими оперативного решения, были порядок на складе и в документах и сокращение случаев пересорта и недостач. Для этого нужно было, чтобы на экране терминала сбора данных кладовщики видели каждый созданный менеджером расходный ордер с определённым статусом. Например, «Подготовлено» — это означало бы, что доставка будет осуществляться нашим водителем. А «Проверен» — это самовывоз товара клиентом.
— Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»
Чтобы не тратить много времени на поиск оптимального программного решения, собственник компании «Титан Сервис» обратился за рекомендацией к специалистам 1С, обслуживавшим систему учёта по договору техподдержки. Они посоветовали приобрести софт «Клеверенс». Но с внедрением не заладилось: два подрядчика не закончили интеграцию и не выполнили необходимые доработки.
Решение
Можно было бы самостоятельно заняться установкой программного обеспечения, ведь и софт и ТСД уже закупили. Но в ввиду необходимости выполнения сложных доработок, Владимир Юрьевич обратился за помощью к разработчику ПО. Менеджеры отдела продаж «Клеверенс» дали контакты партнёра-интегратора, который смог завершить внедрение.
Эти ситуации — клиент приезжает за товаром, в 1С показывает, что всё есть в наличии, но по факту ничего нет — сильно били по репутации компании. У нас, наверное как и у многих других ритейлеров, есть внешне похожая продукция от разных заводов-изготовителей, которая отличается по стоимости. Например визуально одинаковые ручки приходят на склад из Китая, Германии, из Турции. И вот такие позиции кладовщики часто выдавали просто на наименованию.
Сейчас мы полностью перестроили алгоритм выдачи: для каждой единицы товара своё место, наклеен штрихкод. Клиенты получают свой заказ в заявленной комплектации. Планируем также внедрить адресное хранение. Пока этот вопрос на обсуждении, так как на складе хранятся товары редкого спроса, например, с 2018 года. При адресном хранении они будут занимать ячейку, а то и не одну. Это очень неудобно при наших объёмах.
— Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»
Со «Складом 15» процесс сбора заказов покупателей выглядит следующим образом: кладовщик получает на ТСД список расходных ордеров. Открывает каждый и сканирует товар по штрихкодам с помощью мобильного компьютера. Когда все позиции из заказа отсканированы, сотрудник завершает документ, а его статус автоматически меняется на «К отгрузке».
Мы доработали «Клеверенс» в соответствии с пожеланиями заказчика. Все документы имеют ШК. И ни кладовщику, ни экспедитору не нужно запускать 1С, чтобы проставить отметку об отгрузке. Достаточно отсканировать штрихкод документа ТСД, и расходный ордер будет закрыт, а его статус изменится на «Отгружен». Соответственно в системе учёта отразится, что на остатках данной продукции больше нет.
Ещё один способ работы с накладными — по номеру расходного номера. Эту возможность реализовали для покупателей, с которыми «Титан Сервис» работает по ЭДО. Чтобы закрыть документ, нужно в разделе «Отгрузка товара» на терминале ввести номер расходного ордера, на экране появится уведомление «Товар отгружен?». Кладовщик отмечает «да», и товар переходит в статус «Отгружено» и списывается с остатков.
Сейчас в работе сотрудники «Титан Сервиса» используют 2 мобильных компьютера и принтер этикеток TSC DA200. Обмен между 1С и оборудованием настроили по Wi-Fi. Приёмку и перемещения кладовщики выполняют без терминалов, так как в системе учёта оформлено несколько виртуальных складов — «Выставка», «Брак», «Оборудование», «Основной», «Недостачи», и работать с ними проще вручную.
На данный момент со «Складом 15» мы выполняем только реализацию товара. «Клеверенс» настроен полностью, но регулярных инвентаризаций не проводим, так как штрихкодируем товар постепенно — в момент отгрузки. Плюс кладовщики пока не привыкли к новому режиму работы, пытаются работать по старинке.
Основная сложность работы в том, что при завершении документа на ТСД, мобильное приложение выкидывает пользователя в основное меню со списком операций, вместо того, чтобы оставить в том же разделе с перечнем расходных ордеров. И если кладовщик уже начал собирать заказы для одного юридического лица, количество которых может достигать 20 и более штук, ему приходится вновь возвращаться в нужный раздел и вручную заново перелистывать все расходные ордеры. Это очень неудобно. 5-10 секунд на один документ — это немного, но когда целый день работаешь в таком режиме, набегает по 30-40 минут лишнего потраченного времени.
— Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»
Результаты
Регламент разгрузки и погрузки транспорта на складе, приёмка покупателей в строго обозначенное время, закреплённые за клиентами сотрудники — это, конечно, хорошо. Но только в том случае, если компания готова нести дополнительные расходы на организацию этих процессов в таком режиме. Намного проще автоматизировать складское хозяйство и знать, что даже два сотрудника с мобильными компьютерами в руках справятся с увеличением нагрузки.
Я доволен внедрением «Склада 15». Многие клиенты видят, как мы работаем, и восхищаются, что мы смогли это реализовать. Даже признаются, что они тоже пытались автоматизировать работу, но у них не получилось. Кладовщики пока ещё тратят много времени на сборку заказов с ТСД, потому что в процессе приходится распечатывать и наносить штрихкоды на непромаркированную GTIN продукцию. И иногда, чтобы покупателю не приходилось долго ждать, документы оформляют вручную через 1С.
Но «Клеверенс» и терминалы позволили нам полностью исключить ошибки, которых раньше было очень много. И хотя процесс внедрения затянулся, интегратор доработал «Склад 15» так, как нам было нужно. Это радует.
— Епихин Владимир Юрьевич, Собственник компании «Титан Сервис»
Партнер
Основное направление — автоматизация различных процессов и комплексная интеграция различного оборудования и различных информационных систем.
Посмотреть все проекты партнёра
Клиент
«Титан Сервис» оптовая и розничная продажи оборудования и запчастей для кухонного и ресторанного бизнеса.
Примененное оборудование и программное обеспечение
— Склад 15