Три склада в одном: компания Furnitura32 автоматизирует отгрузки с помощью софта от «Клеверенс»

Использование компанией системы учёта уже предполагает определённый уровень автоматизации рабочих процессов. Но ещё не гарантирует, что благодаря этому сотрудники не будут совершать ошибок, а достоверность данных всегда будет равна 100%. Конечно, найм дополнительного персонала снижает негативные факторы, где-то ускоряет выполнение задач, но не исключает влияния человеческого фактора. При этом другие современные методы оказываются во много раз эффективнее.

Например, компания Furnitura32 внедрила программное обеспечение «Клеверенс» и терминалы сбора данных Newland MT65 Beluga IV и смогла получить следующие результаты: автоматизировать выдачу заказов покупателям с трёх складов, сократить ручной труд и снизить нагрузку на кладовщиков, полностью исключить пересортицу и втрое ускорить проведение инвентаризаций. Реализовать проект помогли специалисты компании «Информационные технологии в бизнесе».

Подробное описание

Удобство складов формата «три в одном» сложно оспорить. Так как в одном помещении организовано хранение товаров нескольких направлений, оптовые и розничные продажи, расположены офисные помещения. Дополнительный плюс — как для сотрудников, так и для покупателей — в том, что не нужно тратить много времени на перемещения между объектами.

Группа компания Furnitura32 — крупнейший поставщик мебельной фурнитуры и материалов в своём регионе и эксклюзивный представитель бренда Boyard. Помимо реализации товаров оптом и в розницу напрямую со склада, так же имеет собственное производство по обработке стекла и зеркал, дверей-купе и мебельных фасадов, раскроя ЛДСП и мебели на заказ.

Всё товародвижение заказчик ведёт в нетиповой конфигурации «1С: ERP 2.5». Разделение на склады — ЛДСП, столешниц и фурнитуры — только физическое, в системе учёта данные фиксируют по единому складу. Номенклатура огромная, превышает 30 тысяч SKU, но все товарные и складские операции всегда выполняли вручную, без заведения в 1С заказов покупателя.

Кладовщик получал от бухгалтерии проведённый документ поступления на склад, сверял с фактическим поступлением, подписывал накладную приёмки и разгружал машину от поставщика. По складу ЛДСП размещение осуществляли сразу, а по складу Фурнитура размещение на стеллажах производили только после разгрузки.

Способов взаимодействия с клиентами было несколько: по телефону, через сайт и напрямую на складе по факту оплаты. При этом накладные делили на несколько частей — для каждого склада отдельно по признаку, установленному в карточке номенклатуры.

— Александр Тарасов, Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»

Задачи

Если на предприятии не автоматизировано выполнение операций и бизнес-процессов, оно регулярно сталкивается с трудностями. Самые распространённые — долгая обработка заказов, незаменимый персонал, постоянные ошибки, расходы по рекламациям от клиентов. И это не считая «беготни» складского персонала к менеджерам за документацией по заказам или к руководству за подписью. При этом положительное влияние внедрения специализированного софта и оборудования на работу линейного персонала сложно переоценить.

Инициатором автоматизации был директор компании Furnitura32. Он стремится идти в ногу со временем, отслеживает тенденции рынка, трезво оценивает ситуацию, решает задачи постепенно — понимает, что нахрапом всё сразу реализовать не получится. Как раз доработки в системе учёта были первым шагом в этом проекте, их выполнили IT-специалисты заказчика.

Наше сотрудничество началось с холодного обзвона — мы предложили свои услуги, рассказали о преимуществах автоматизированного учёта, приёмки и отгрузки с помощью мобильных компьютеров. После разговора меня пригласили для анализа текущей ситуации в Брянск. Основные задачи, которые предстояло решить, — убрать пересортицу и автоматизировать выдачу оптовых и розничных заказов.

— Александр Тарасов, Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»

Решение

Главное преимущество работы с терминалами сбора данных — непрерывная инвентаризация: любому сотруднику, имеющему доступ к ТСД, система даёт возможность вносить коррективы в товарный остаток в случае расхождений. А также пересчитывать товар, не отрываясь от другой работы. При этом необходимость вносить какие-либо данные вручную полностью отпадает: достаточно считать штрихкод с упаковки, чтобы информация отразилась в том числе и в системе учёта.

После обследования, обсуждения задач, осмотра складов и ознакомления с алгоритмом движения товара, я предложил несколько вариантов:

• перейти на ордерный склад — это позволило бы использовать для каждого склада разные ордера,
• разделить общий склад в системе учёта на подсклады Фурнитуры, ЛДСП и Столешниц — по принципу физического разделения,
• не вносить изменения в привычный уклад работы, но выполнить несколько доработок для «Клеверенса» и 1С.

— Александр Тарасов, Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»

Переход на ордерную схему позволил бы разделить финансовые документы от складских, проводить все документы через ордерный учёт и видеть в стандартных отчётах «1С: ERP 2.5», какие документы не прошли по складу. В этом случае интеграторам предстояло бы выполнить ряд доработок:

• реализовать создание ордеров на разные помещения по признаку в карточке номенклатуры,
• присваивать статус «Отгружен» только тем заказам, которые будут отработаны без ТСД,
• вывести штрихкод документа расходного ордера в печатную форму накладной, для более быстрого поиска накладной кладовщиком,

Разделение общего склада на подсклады Фурнитуры, ЛДСП и Столешниц предполагало перенос остатков в 1С соответственно помещениям, создание 3 разных накладных по одному заказу и увеличение времени на обработку менеджерами документов. В системе учёта пришлось бы добавлять признак обработки документа кладовщиком и выводить штрихкод в печатную форму накладной.

Третий вариант — с «Клеверенсом» — оказался самым подходящим: в 1С нужно было добавить только признак обработки документа кладовщиком и ШК для печатной формы. Плюс приобрести полный уровень лицензий «Склада 15». Заказчик остановился на 3 варианте, с меньшими затратами для себя.

Главная проблема, которая не позволяла сразу после внедрения приступить к полноценной работе с «Клеверенсом» и ТСД, — отсутствие штрихкодов на большей части продукции. Поставщики присылали товар частично без ШК, а сотрудники Furnitura32 не генерировали собственные — не было необходимости, так как учёт вели вручную.

— Александр Тарасов, Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»

Первым делом приняли решение запросить все необходимые штрихкоды под загрузку в систему учёта от поставщиков. Эту задачу выполнял программист заказчика. В случае, если поставщик отказывался прислать ШК, генерировали собственные в «1С: ERP» и наносили на товар. Ориентировочно в течение недели промаркировали большую часть товаров и можно было приступать к тестовому запуску, с использованием нескольких терминалов и прогоном приёмки, отгрузки и других операций.

Директор компании Furnitura32 предполагал внедрить ячеистое хранение, но фактически выяснилось, что такой способ ведения складского хозяйства не подойдёт. Потому что фурнитура мелкая и потому что лежит на одних и тех же местах. И введение ячеек только усложнило бы учёт, так как номенклатура только по мебельной фурнитуре включает порядка 30 тысяч наименований.

— Александр Тарасов, Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»

Специалисты «Информационных технологий в бизнесе» внесли некоторые доработки и в программное обеспечение «Клеверенс»: так как в 1С нет разделения на подсклады, а выдача товара происходит с трёх разных складов, в момент загрузки документа на ТСД накладная автоматически делится на 3 части, но имеет один и тот же номер.

Каждый такой документ имеет уникальный QR-код, который кладовщик считывает с помощью терминала сбора данных. Это сделано для того, чтобы сотрудникам не приходилось искать свои позиции в общем списке товаров: на ТСД, в соответствии с алгоритмами, загружаются только те строки, которые сотрудник склада Фурнитуры, ЛДСП или Столешниц должен отгрузить.

А в системе учёта в карточке товара уже проставлены «галочки», какому складу принадлежит тот или иной товара. Задача кладовщика просто подтвердить документ, не указывая, какое количество товара реально отгружено. Но с обязательной отметкой обработки документа: по факту, по заказу, по накладной. В случае возникновения каких-либо расхождений, ответственный сотрудник просто возвращает электронный документ менеджеру, а бумажный экземпляр покупателю.

Перемещений ежедневно выполняют очень много — с центрального склада на филиальные, с собственного производства на подсклады и другие. Все эти операции мы тоже настраивали в «Складе 15». Стандартной осталась только инвентаризация, этот бизнес-процесс не нужно было дорабатывать.

Также мы реализовали возможность отслеживать KPI кладовщиков. Пока эта функция активно не используется, но заказчик попросил её подключить — будут пользоваться как только автоматизируют все филиалы.

— Александр Тарасов, Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»

Сейчас на складах компании Furnitura32 используют 3 мобильных компьютера Newland MT65 Beluga IV. Как только закончится активная фаза штрихкодирования, заказчик планирует расширить парк оборудования и автоматизировать розницу и все филиалы.

Для ответственных лиц было проведено выездное обучение работе с ТСД, а для кладовщиков интеграторы написали подробные инструкции по каждой отдельной операции: как работает, как выглядит в системе, как выглядит в «Клеверенс» — с пояснениями и скриншотами из системы учёта заказчика, чтобы было наглядно видно, как это работает.

В процессе внедрения я обнаружил ошибку в интеграционной обработке «Склада 15»: в связке с «1С: ERP 2.5» новые штрихкоды не сохраняются — этот пункт был перепутан с обозначением полей. В «1С: УНФ» всё прекрасно работает, а в ERP нет. Пришлось переписывать код.

— Александр Тарасов, Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»

Результаты

Практика использования терминалов сбора данных со специализированным программным обеспечением становится всё успешнее. Компании, которые уже успели «распробовать на вкус» все прелести автоматизации не хотят возвращаться к прежнему алгоритму работы вручную: персонал просто забывает об ошибках, а руководство очень быстро понимает, что первоначальные вложения на внедрение окупаются в первый же месяц на одном только отсутствии рекламаций от клиентов.

Сейчас заказчик активно тестирует «Склад 15» и продолжает маркировку товаров штрихкодами. Но уже есть первые результаты: пересортицу сократили на 50%, а время на выполнение операций ускорилось вдвое. Уверен, как только проект завершится, показатели будут ещё лучше.

Мы сделали так, что все документы поступления, перемещения и отгрузки создают в 1С, затем выгружают на ТСД для кладовщика. После обработки сотрудник склада проводит накладную и данные возвращаются в систему учёта. То есть влияние человеческого фактора полностью исключили. А регулярное и своевременное обновление данных в системе учёта позволяет всегда видеть актуальные остатки продукции сразу после передачи товара покупателю.

— Александр Тарасов, Генеральный директор компании «Информационные технологии в бизнесе»

Партнер

Информационные технологии в бизнесе — разработка, внедрение и сопровождение программ 1С, T-FLEX и Mobile SMARTS для бизнеса.

Основные направления компании:

• автоматизация деятельности на базе программ «1С»;

• разработка решений на базе «1С»;

• интеграция различных систем с программами «1С»;

• автоматизация складского и производственного учета с использованием ТСД;

• проектирование и автоматизация бизнес-процессов;

• внедрение систем управления проектами;

• консалтинг в области управления и учета;

• продажа программных продуктов;

• внедрение, доработка и сопровождение комплекса программ T-FLEX.

Посмотреть все проекты партнёра

Клиент

Furnitura32 — крупнейший поставщик мебельной фурнитуры и материалов в Брянской области. На сегодняшний день ассортимент товара включает в себя 8 000 наименований от более чем 40 поставщиков с мировым именем.

Компания осуществляет оптово-розничные поставки во все регионы России.

Примененное оборудование и программное обеспечение

— Склад 15

— Комплект «все включено» ТСД Newland MT65 Beluga IV с Клеверенс «Склад 15»