«МДД РУС» внедряет «Клеверенс», или как одновременно принимать товар от 15 разных поставщиков?
Организация логистической деятельности компании — так называемое управление товарными потоками на складе — одна из основных задач, которая требует особого подхода. Нужно и поступления с отгрузками выстроить как единую цепочку, и оптимизировать складскую деятельность, и затраты на хранение товара сократить, и бесперебойность поставок товара покупателям организовать. Но при работе вручную и по бумажным носителям сделать это невозможно — слишком велико влияние человеческого фактора. Чего не скажешь об автоматизации.
Программное обеспечение «Клеверенс» и терминалы сбора данных помогли компании «МДД РУС», занимающейся реализацией сантехнического оборудования, мебели и аксессуаров для ванных комнат оптом и в розницу, решить проблему неактуальных остатков, свести к минимуму ручной ввод данных по товарам и исключить пересортицу на складе. Помощь с внедрением оказали специалисты компании VIANT.
Подробное описание
Производители предлагают просто невероятное разнообразие продукции для ванных комнат и санузлов в различных цветах и современном дизайне. Но мало кто из покупателей задумывается о том, что товар может отличаться один от другого лишь артикулом, имея при этом одинаковое название. И если сотрудник магазина работает сравнительно недавно и ещё не выучил всю номенклатуру, пересортица и неактуальные остатки обеспечены.
Компания «МДД РУС» ведёт деятельность с 2013 года. Список номенклатуры постепенно увеличивался, выполнять складские и товарные операции в ручном режиме стало трудозатратно, и сотрудники всё чаще сталкивались с рядом проблем в учёте:
- остатки товара в системе учёта «1С: Комплексная автоматизация 2.5» не соответствовали фактическим,
- ввод информации по полученным от поставщиков или отгруженным покупателям товарам занимал очень много времени,
- никак не удавалось исключить пересорт на складе.
IT-специалист «МДД РУС» смог самостоятельно внедрить программное обеспечение «Клеверенс», что позволило в несколько раз улучшить работу персонала. Но для того чтобы полностью закрыть потребности компании в автоматизации, необходимо было выполнить ряд сложных доработок. Поиски нужных специалистов привели его к интеграторам компании VIANT, которые немногим ранее закончили проект по автоматизации розницы у поставщика — OMOIKIRI.
У заказчика на складах около 1 миллиона товаров, ежедневно осуществляют огромное количество отгрузок, круглосуточный режим работы, а сборку заказов осуществляют в 2 этапа. Сначала в 1С формируют заказ клиента, затем кладовщик собирает те позиции, которые уже есть на складе, а недостающие позиции заказывает у поставщика под назначение. Товары привозят в любое время дня и ночи. Задача склада — быстро принять и быстро распределить поставку по заказам клиентов.
Схема работы была следующая: на складе распечатывали общую ведомость по заказам, в которой было указано, какие позиции есть на остатках в данный момент, а какие нужно доложить из прихода.
Кладовщики с этим списком сначала формировали коробку/паллет с подобранными на складе товарами, а позже принимали поставку и раскладывали позиции по заказам. Процесс осуществляли полностью вручную — по листочку. Из-за чего постоянно возникала путаница.
— Андрей Галактионов, Генеральный директор компании VIANT
Задачи
Если товарные остатки постоянно «пляшут», в один прекрасный момент окажется, что ваши клиенты перестанут с вами сотрудничать. Есть два пути, которые помогут сохранить прибыль и лояльность заказчиков: выгодный и не очень. Увеличение штата сотрудников — например, по одному на каждого покупателя — накладно и нерационально. Навести порядок на складе и автоматизировать все бизнес-процессы — верный способ подняться на ступеньку выше своих конкурентов.
Собрать и отгрузить заказ — главная задача склада. И не важно, когда привезли недостающий товар — днём, ночью или под утро. Но при этом, менеджер не мог просто выдать кладовщику какую-то бумажку с общим перечнем в 100 позиций. Ему нужно было точно знать, что уже готово к отгрузке, а что ещё предстоит собрать из машин от поставщиков.
Прежде всего, перед нами стояла задача автоматизировать все бизнес-процессы на складе «МДД РУС»: перейти от работы по листочку, к чёткому выполнению задания и контролю подбора товаров с помощью ТСД. А также реализовать следующие пожелания заказчика:
- доработать в «1С: Комплексная автоматизация 2.5» и «Клеверенс» механизм консолидированной приёмки товаров, который позволил бы одновременно принимать и распределять поставку от нескольких поставщиков по заказам клиентов,
- автоматизировать выдачу заданий кладовщикам на подбор товаров, с контролем уже ранее подобранных позиций,
- внедрить справочное хранение по ячейка на складе, с возможностью просмотра и изменения ячеек на мобильном устройстве,
- разработать процесс работы с возвратами товаров от клиентов,
- внедрить функционал инвентаризации товаров как по плану из 1С, так и с возможностью автономного создания пересчета товаров на ТСД,
- ускорить и систематизировать работу сотрудников, исключить ошибки и влияние человеческого фактора с помощью мобильных устройств, интегрированных с системой учёта.
— Андрей Галактионов, Генеральный директор компании VIANT
Решение
Сложно представить склад, на котором не просто ведут учёт товара по бумажным носителям, но и каждую товарную позицию идентифицируют вручную: записывают наименование, вес, характеристики, описывают брак, проставляют количество. Одной амбарной книгой тут точно не обойтись. Да и клиентский сервис вряд ли будет на высоте. Если же вести учёт товаров по штрихкодам, можно как внутренние проблемы компании сократить, так и увеличить доход в несколько раз.
Если на склад компании-получателя приходит одновременно несколько партий товара от разных поставщиков, то либо экспедиторам приходится ждать своей очереди на разгрузку, либо приёмку осуществляют «на доверии» и с ошибками. А в результате страдает покупатель, который или вовсе не получает свой заказ, или получает с задержкой.
Чтобы исключить подобные ситуации на складе «МДД РУС», мы адаптировали «Склад 15» от «Клеверенс» и доработали механизмы учёта и обмена данными между системами. А также реализовали функцию online-печати этикеток со штрихкодами для непромаркированных товаров во время выполнения приёмки с помощью ТСД. Сейчас печать этикеток осуществляют через стационарный принтер этикеток, подключенный к интернету.
— Андрей Галактионов, Генеральный директор компании VIANT
Чтобы реализовать возможность принимать товар от поставщиков сразу по нескольким документам «Приобретение товаров и услуг» и сократить время на проверку комплектности поставок, специалисты компании VIANT разработали функционал консолидированной приёмки товара на склад. Что позволяет объединить несколько заказов поставщиков в единую ведомость, сразу принять все поступления, распределить товар по местам хранения и сформировать в 1С приходные ордера отдельно для каждого контрагента.
Далее на основании документов «Приходный ордер» 1С автоматически резервирует под заказ клиента, распределяет и ставит на отгрузку те товарные позиции, которые раньше нужно было доложить. Когда кладовщик полностью укомплектовывает заказ, отмечает это в «Складе 15», и заказ сходится 1 к 1, система учёта сама проводит документ реализации товаров и услуг (РТУ).
IT-специалист заказчика ранее сам реализовал в 1С специальный АРМ для отслеживания отгрузок. А мы доработали несколько важных моментов. Первый — возможность предварительной печати документов УПД и Счёт фактуры на основании непроведённого документа «РТУ». Благодаря этому оператор может подготовить отгрузочные документы до момента фактического поступления товаров по заказу клиента на склад. Получается, мы работаем на опережение.
Второй — если после доукомплектации по заказу остались неподобранные позиции, РТУ автоматически не проведётся, в АРМ документ попадёт в отдельную вкладку «к проверке», для последующей обработки оператором. Механизм позволяет контролировать недостачи по заказам и своевременно предоставлять отделу продаж информацию для клиента.
Третий — контроль отгрузки заказа. Мы сделали отдельную операцию на ТСД. Она позволяет отследить, все ли подобранные по заказу клиента товары были переданы на доставку. Так как подбор заказа кладовщик может осуществлять в несколько этапов (сначала со склада, потом из поставок), после каждой сборки он создаёт через ТСД в 1С документ «Расходный ордер», который печатает и наклеивает на собранную паллету или короб. Каждый такой документ имеет свой штрихкод. Когда все позиции по заказу подобраны, и настало время передавать заказ на доставку, отдельный сотрудник проверяет чтобы все товары по «Расходным ордерам» были загружены в автомобиль. Таким образом обеспечивают двойной контроль отгрузки товаров.
— Андрей Галактионов, Генеральный директор компании VIANT
Относительно системы хранения специалисты компании VIANT доработали возможность отображения справочных ячеек хранения на ТСД. Кладовщик всегда видит на экране терминала где какой товар хранится, а в случае необходимости, может оперативно поменять основную и дополнительные ячейки хранения сразу во время выполнения операции.
Результаты
Избежать рекламаций от клиента можно, если ничего ему не продавать. Но таким образом компания ни прибыли не получит, ни в лидеры рынка не выбьется. Автоматизация склада как раз позволяет отследить все возможные ошибки ещё до момента передачи заказа клиенту, так как не просто сокращает влияние человеческого фактора, но и усиливает контроль выполнения приёмки, сборки и отгрузки товара.
Если бы все операции по заказам сотрудники «МДД РУС» выполняли вручную, то в случае, когда что-то забыли добавить в заказ, а документ РТУ уже провели, разбирательства с клиентом было не избежать. Сейчас же, благодаря реализованным нами доработкам в «Складе 15» и 1С, подобные ситуации исключены на 100%. Самое главное, нам удалось произвести цифровизацию и автоматизацию всех складских процессов.
Кладовщики стали мобильными и выполняют операции в разы быстрее, повысилась пропускная способность склада. Ошибки удалось свести к нулю за счёт того, что мы глобально продумали систему, которая позволяет:
- собирать товары и заранее печатать отгрузочные документы по заказам клиентов,
- быстро принимать товары от разных поставщиков и автоматизировано распределять то, что нужно «доложить» в заказы на отгрузку, а также печатать этикетки на товары без опознавательных знаков с помощью ТСД во время приемки,
- выдавать задачи кладовщику на мобильные устройства в режиме онлайн,
- дополнительно контролировать передачу заказов на доставку клиентам,
- автоматизировано принимать возвраты от клиентов,
- оперативно проводить инвентаризацию товаров.
— Андрей Галактионов, Генеральный директор компании VIANT
Специалисты компании VIANT помогли решить все наши задачи и своевременно выполнить доработки софта. Единственный недостаток, который я обнаружил в «Клеверенс», — это отсутствие стандартного процесса приёмки товара по заявке на закуп от клиента. В 1С это уже типовой процесс, а в «Складе 15» ещё не автоматизирован.
Основной нашей задачей было исключить недостачи, пересорт и ошибки. Сейчас мы все эти моменты контролируем с помощью ТСД и «Склада 15» — всё хорошо.
— Дмитрий Хлебов, IT-специалист компании «МДД РУС»
Партнер
Компания «Виант» профессионально занимается адаптацией и внедрением программных продуктов «Клеверенс» с системами 1С. Специализация «Виант» — автоматизация учета на торговых и производственных предприятиях. Богатый опыт позволяет оказывать комплекс услуг по оптимизации бизнес-процессов, разработке и настройке функционала 1С, внедрению систем маркировки с применением программных продуктов на базе Mobile SMARTS.
Посмотреть все проекты партнёра
Клиент
Компания «МДД Рус» — активно развивающаяся компания на Российском рынке в области оптовых и розничных продаж сантехнического оборудования. Специализируется в области дистрибуции сантехники, мебели и аксессуаров для ванных комнат.